Wdrożenie RODO w firmie

Chcesz zadbać o efektywną ochronę personaliów swoich klientów, pracowników i kontrahentów? Skorzystaj z kompleksowej oferty na usługi wdrożenia RODO w swojej firmie lub organizacji. Dzięki temu zyskasz spokój i będziesz mógł po wdrożeniu przetwarzać dane osobowe w sposób zgodny z wszelkimi wymaganiami prawnymi. Implementacja RODO w małej, średniej lub dużej firmie nie musi być straszna ani czasochłonna, a wdrożenie odpowiednich procedur z naszą pomocą zawsze jest skuteczne. Dowiedz się, jak wiele zyskasz dzięki z współpracy z nami.

Co to jest RODO?

25 maja 2018 roku weszło w życie ogólne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych. Dokument ten, zwany popularnie RODO, zastąpił obowiązującą wcześniej dyrektywę 95/46/CE. Zawiera on przepisy określające ramy prawne przetwarzania poufnych informacji w małych, średnich i dużych firmach oraz organizacjach działających na terenie Unii Europejskiej. Wydanie omawianego aktu miało na celu ujednolicenie zasad wdrożenia systemów zabezpieczania personaliów osób fizycznych przed nielegalnym przejęciem przez nieupoważnione do tego podmioty.

Opisywane regulacje prawne są wiążące dla każdego przedsiębiorcy sprzedającego swoje produkty bądź świadczącego usługi na rzecz klientów prywatnych mieszkających na terytorium krajów członkowskich UE. Przyznają one obywatelom m.in. prawo do wglądu i poprawiania swoich danych, a także żądania ich usunięcia z firmowych baz.

Pełne wdrożenie RODO w firmie

Przygotujemy dla Ciebie indywidualny pakiet usług, obejmujący wdrożenie RODO w sposób, który odpowiada charakterystyce Twojej działalności. Przeprowadzane przez nas wdrożenia RODO to między innymi:

• Przeprowadzania analityki ryzyka przetwarzania danych osobowych,
• Wdrożenie odpowiednich procedur,
• Przygotowanie wykazu stosowania RODO w dużej, średniej lub małej firmie wobec UOD,
• Praktyczne szkolenie, które pomoże Ci przestrzegać praw osób, których dane dotyczą.

Jako profesjonaliści specjalizujący się w ochronie i przetwarzaniu danych osobowych, doskonale zdajemy sobie sprawę z konieczności wprowadzenia rozmaitych procedur oraz opracowania niezbędnej dokumentacji i zorganizowania szkoleń tematycznych dla pracowników. Przejmujemy na siebie odpowiedzialność za kompleksowe wdrożenie RODO w małej firmie, a także w dużych i średnich przedsiębiorstwach. W razie potrzeby zajmujemy się także wykonywaniem audytów. Zakres świadczonych usług dostosowujemy zawsze do indywidualnych potrzeb klientów.

W procesie pracy dla Państwa realizujemy poniższe usługi wdrożenia RODO:

• Przeprowadzenia audytu zgodności firmy z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO)
• Szkolenie RODO dla pracowników (obecnych oraz przyszłych) z tematyki ochrony danych osobowych
• Przygotowania dokumentacji rejestru czynności przetwarzania danych osobowych w firmie
• Przygotowania dokumentacji Polityki Bezpieczeństwa Informacji
• Przygotowania dokumentacji Instrukcji zarządzania systemami w których przetwarzane są dane osobowe
• Przygotowania upoważnień do przetwarzania danych osobowych
• Przygotowania umów powierzenia przetwarzania danych osobowych
• Przygotowania zarządzenia powołującego Administratora Danych Osobowych
• Przygotowywania okresowych sprawozdań
• Przygotowania zgłoszenia Inspektora Ochrony Danych do Urzędu Ochrony Danych Osobowych
• Reprezentowania Administratora Danych Osobowych w kontaktach z UODO
• Pełnienia roli Inspektora Ochrony Danych IOD w Państwa firmie

Mamy doświadczenie w ochronie danych

Jeśli chodzi o wdrożenie RODO w firmie, jesteśmy specjalistami w tej branży. Skutecznie zrealizowaliśmy setki projektów na rzecz różnych małych, dużych i średnich firm, organizacji,oraz spółek, a na rynku działamy od wielu lat. Jeszcze przed pojawieniem się szczegółowych przepisów dotyczących RODO, świadczyliśmy usługi z zakresu ochrony danych osobowych, a nasze doświadczenie i referencje pozwalają nam efektywnie działać na rzecz Twojej firmy.

Przy wdrożeniu odpowiednich procedur dokładamy wszelkich starań, aby dopasować stosowane zabezpieczenia do profilu prowadzonej przez Ciebie jako naszego klienta jednoosobowej działalności gospodarczej lub większego biznesu. Oferujemy także klientom kompleksową opiekę po zakończeniu procesu implementacji. W zakresie naszych kompetencji mieści się m.in. doradztwo w kwestii dbania o bezpieczeństwo wrażliwych informacji.

Cały czas rozwijamy umiejętności

Przeprowadzane przez nas wdrożenie RODO w małej firmie lub dużym przedsiębiorstwie to seria starannie przemyślanych działań, a możliwości technologiczne i zagrożenia wciąż ewoluują. Dlatego nie spoczywamy na laurach. Wciąż rozwijamy swoje umiejętności, biorąc udział w różnych imprezach branżowych, także jako prelegenci.

Mówiąc o RODO, wdrożenie całego systemu w małych i większych firmach nie ma przed nami żadnych tajemnic. Cały proces implementacji nowych wymogów prawnych w zakresie ochrony danych osobowych przeprowadzamy szybko i sprawnie, kierując się przy tym zawartymi w unijnym rozporządzeniu wytycznymi.

Działamy w całej Polsce

Zespół naszych ekspertów realizuje projekty w całej Polsce, na rzecz najróżniejszych firm – zarówno dużych, jak i rozwijających się, małych podmiotów gospodarczych. Posiadamy własną, dedykowaną bazę procedur, dzięki czemu zapewniamy najlepsze wdrożenie RODO. Oferta zawsze jest dostosowana do specyfiki Twojej branży i typu działalności, który prowadzisz.

Na Twoje zlecenie zajmujemy się badaniem systemu ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie, zwracając przy tym uwagę na jego mocne i słabe strony. Nasz aktywny udział w procesie wdrożenia RODO dla firm, przyczynia się do zwiększenia poziomu bezpieczeństwa wrażliwych danych. Dzięki organizowanym przez nas szkoleniom pracownicy małych, dużych i średnich podmiotów gospodarczych zyskują bowiem rzetelną wiedzę na temat sposobów prawidłowego postępowania z przetwarzanymi informacjami.

Nawiązując współpracę z nami, zyskujesz profesjonalny i sprawdzony w praktyce produkt. Jest to wdrożenie RODO, które działa. Powierz ochronę danych osobowych nam, aby nie rozpraszać się dokumentacją prawną. Całą uwagę będziesz mógł poświęcić na rozwój biznesu.

W jakich firmach trzeba wdrożyć RODO?

Bezpieczeństwo danych osobowych dotyka każdego obszaru działalności małej, dużej i średniej firmy, tj.:

• informatyki
• marketingu
• pozyskania klienta
• sprzedaży
• realizacji usług
• produkcji
• logistyki
• spedycji
• reklamacji
• obsługi kadrowo płacowej
• księgowości
• kontaktów z urzędami i instytucjami

Wdrożenie RODO dotyczy każdej firmy, ponieważ wszędzie przetwarza się dane osobowe pracowników, kontrahentów i klientów. W DOIT.BIZ jesteśmy otwarci na współpracę z przedsiębiorcami działającymi w różnych branżach. Podchodzimy indywidualnie do potrzeb naszych klientów, oferując im szeroko zakrojone wsparcie w implementowaniu przepisów dotyczących ochrony poufnych informacji.

Jak wygląda wdrożenie RODO w firmie?

Proces wdrożenia ochrony danych osobowych w małej, średniej i dużej firmie obejmuje poniższe obszary:

• analizę przetwarzanych personaliów i ich wprowadzanie do specjalnego rejestru,
• ocenę ryzyka wystąpienia określonych zdarzeń wpływających negatywnie na poziom bezpieczeństwa zgromadzonych wiadomości,
• stosowanie odpowiednich środków zapobiegawczych, mających na celu przeciwdziałanie niekontrolowanemu wyciekowi danych personalnych,
• przyjęcie i wcielenie w życie zasad określonych w takich dokumentach, jak polityka bezpieczeństwa oraz instrukcja zarządzania systemem informatycznym.

W zakresie usług wdrożenia RODO dla firmy mieści się też stworzenie wykazu powierzeń danych osobowych oraz zawarcie stosownych umów z innymi małymi, dużymi i średnimi podmiotami, którym przekazano wrażliwe informacje.

RODO w kadrach

Rekrutacja i nowi pracownicy

• Polityka rekrutacji
• Instrukcja dot. klauzul informacyjnej wdrożenia RODO na potrzeby rekrutacyjne
• Kwestionariusz kandydata z instrukcjami
• Skierowanie na badania lekarskie z instrukcjami
• Polityka wdrożenia nowego pracownika dużej, średniej lub małej firmy w obowiązki służbowe
• Klauzula informacyjna dla osoby wskazanej jako uprawnionej do kontaktu w razie wypadku

Dokumentacja pracownicza

• Upoważnienia do przetwarzania danych dla pracowników
• Procedura nadawania upoważnień i ich ewidencja – jest instrukcja
• Ewidencja wydanych upoważnień do przetwarzania danych dla pracowników
• Oświadczenia o zachowaniu poufności dla pracowników
• Ewidencja wydanych oświadczeń
• Zgody pracownicze (w tym wizerunek i komunikacja)
• Umowy powierzenia mienia pracownikowi
• Protokół zdawczo-odbiorczy stanowiska pracy

Szkolenia wstępne pracowników

• Procedura szkoleń pracowniczych organizowanych w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach
• Listy obecności na szkoleniu
• Uproszczony Regulamin przetwarzania danych osobowych zgodny z RODO
• Zasady czystego biurka i ekranu
• Instrukcja zasady korzystania z poczty elektronicznej i innych środków komunikacji elektronicznej

Dostosowanie regulaminów wewnętrznych

• Zmiany w regulaminie pracy dużego, małego bądź średniego przedsiębiorstwa
• Zmiany w regulaminie ZFŚS
• Instrukcja dotycząca ochrony danych osobowych w ramach zarządzania PPK

Ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo informacji

Wdrożenie RODO – obszar IT

• Spis systemów IT (21 pytań o bezpieczeństwo)
• Polityka bezpieczeństwa IT (zabezpieczenia, kopie bezpieczeństwa, odtwarzanie, przeglądy)
• Regulamin użytkowania systemów informatycznych
• Polityka przetwarzania danych w poczcie elektronicznej
• Regulamin pracy zdalnej
• Regulamin użytkowania urządzeń prywatnych

Wdrożenie RODO – zarządzanie dostępem do obszarów przetwarzania

• Polityka kluczy
• Upoważnienie do użytkowania kluczy
• Ewidencja kluczy
• Rejestr wydania kluczy zapasowych

Wdrożenie RODO – archiwizacja i postępowanie z dokumentami

• Polityka archiwizacji i brakowania danych zarówno w małych jak i większych firmach
• Instrukcja kancelaryjna
• Protokół zniszczenia akt
• Regulamin postępowania z dokumentami
• Procedura tworzenia kopii zapasowych
• Procedura usuwania danych, niszczenia nośników z danymi
• Instrukcja udostępniania danych

Wdrożenie RODO – zarządzanie monitoringiem video

• Ocena adekwatności monitoringu
• Polityka zarządzania monitoringiem wizyjnym
• Upoważnienia dla pracowników obsługujących monitoring lub dla firmy zewnętrznej
• Protokół przekazania nagrań
• Rejestr udostępnień nagrań
• Klauzula informacyjna dot. monitoringu

Zapewnienie zgodności z przepisami prawa

Obowiązek informacyjny, zgody i ich ewidencja

• Klauzule zgód na przetwarzanie danych osobowych dla klientów małych, średnich i dużych podmiotów gospodarczych
• Ewidencja wydanych zgód na przetwarzanie danych od klientów
• Klauzule informacyjne dla kontrahentów
• Instrukcja stosowania klauzul informacyjnych
• Regulamin udostępniania informacji
• Ewidencja spełnienia obowiązku informacyjnego
• Polityka realizacji praw osób których dane dotyczą

Obsługa naruszeń ochrony danych osobowych

• Procedura postępowania z naruszeniami i incydentami
• Instrukcja informowania Inspektora Ochrony Danych o naruszeniach
• Raporty z naruszeń i zgłoszeń do UODO
• Rejestr naruszeń bezpieczeństwa

Umowy powierzenia

• Instrukcja i przykłady usług wymagających umowy powierzenia
• Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
• Rejestr umów powierzenia

Inwentaryzacja

• Rejestr czynności przetwarzania poufnych informacji w dużej, średniej i małej firmie
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania – jako podmiot przetwarzający

Analizy ryzyka

• Analiza ryzyka
• Oceny skutków dla ochrony danych (DPIA)
• Testy wagi, balansu interesów

Wdrożenie (RODO) Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych

• Polityka bezpieczeństwa danych osobowych
• Zarządzenie o przyjęciu polityki bezpieczeństwa danych osobowych
• Dokumentacja Privacy by design (uwzględnienie ochrony danych w fazie projektowania)
• Dokumentacja Privacy by default (domyślna ochrona danych), lista potencjalnych zagrożeń, lista potencjalnych zabezpieczeń
• Lista wdrożonych w małym, średnim lub dużym przedsiębiorstwie technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa

Szkolenie z Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych

• Regulamin przetwarzania danych osobowych dla pracowników
• Lista obecności na szkoleniu

Cykliczne audyty sprawdzające RODO

• Procedura audytu wewnętrznego przeprowadzanego w małej, dużej lub średniej firmie
• Plan sprawdzeń systemu ochrony danych
• Raporty ze sprawdzeń systemu ochrony danych (wyniki audytu sprawdzającego)

Przepisy o ochronie danych osobowych – pytania i odpowiedzi

Zapraszamy do współpracy

Każda z usług realizowana dla Państwa jest indywidualnie dobrana i dostosowana do potrzeb i możliwości Państwa firmy. Staramy się nie obciążać Państwa pracowników. Naszym celem jest zajęcie się kompleksowo zdaniem doprowadzenia Państwa organizacji do pełnej zgodności z ustawą o ochronie danych osobowych, rozporządzeń i przepisów unijnych.

Gwarantujemy, że tak kompleksowa obsługa RODO zapewni Państwa firmie bezpieczeństwo i ochronę danych osobowych, a zaoszczędzony w ten sposób czas pracy Państwa pracowników przyczyni się do zwiększenia efektywności biznesu.

TY zajmij się prowadzeniem biznesu. MY ochronę danych bierzemy na siebie.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat usługi wdrożenia RODO – zapraszamy do kontaktu.