Wdrożenie RODO w firmie

W jakich firmach trzeba wdrożyć RODO?

Bezpieczeństwo danych osobowych dotyka każdego obszaru działalności firmy tj.:

• informatyki
• marketingu
• pozyskania klienta
• sprzedaży
• realizacji usług
• produkcji
• logistyki
• spedycji
• reklamacji
• obsługi kadrowo płacowej
• księgowości
• kontaktów z urzędami i instytucjami

Wdrożenie RODO dotyczy każdej firmy ponieważ wszędzie przetwarza się dane osobowe pracowników, kontrahentów i klientów.

Jak wygląda wdrożenie RODO w firmie?

Proces wdrożenia ochrony danych osobowych w firmie obejmuje poniższe obszary:

RODO w kadrach

REKRUTACJA I NOWI PRACOWNICY

• Polityka rekrutacji
• Instrukcja dot. klauzul informacyjnej RODO na potrzeby rekrutacyjne
• Kwestionariusz kandydata z instrukcjami
• Skierowanie na badania lekarskie z instrukcjami
• Polityka wdrożenia nowego pracownika
• Klauzula informacyjna dla osoby wskazanej jako uprawnionej do kontaktu w razie wypadku

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA

• Upoważnienia do przetwarzania danych dla pracowników
• Procedura nadawania upoważnień i ich ewidencja – jest instrukcja
• Ewidencja wydanych upoważnień do przetwarzania danych dla pracowników
• Oświadczenia o zachowaniu poufności dla pracowników
• Ewidencja wydanych oświadczeń
• Zgody pracownicze (w tym wizerunek i komunikacja)
• Umowy powierzenia mienia pracownikowi
• Protokół zdawczo-odbiorczy stanowiska pracy

SZKOLENIA WSTĘPNE PRACOWNIKÓW

• Procedura szkoleń pracowniczych
• Listy obecności na szkoleniu
• Uproszczony Regulamin przetwarzania danych osobowych
• Zasady czystego biurka i ekranu
• Instrukcja zasady korzystania z poczty elektronicznej i innych środków komunikacji elektronicznej

DOSTOSOWANIE REGULAMINÓW WEWNĘTRZNYCH

• Zmiany w regulaminie pracy
• Zmiany w regulaminie ZFŚS
• Instrukcja dotycząca ochrony danych osobowych w ramach zarządzania PPK

Ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo informacji

OBSZAR IT

• Spis systemów IT (21 pytań o bezpieczeństwo)
• Polityka bezpieczeństwa IT (zabezpieczenia, kopie bezpieczeństwa, odtwarzanie, przeglądy)
• Regulamin użytkowania systemów informatycznych
• Polityka przetwarzania danych w poczcie elektronicznej
• Regulamin pracy zdalnej
• Regulamin użytkowania urządzeń prywatnych

ZARZĄDZANIE DOSTĘPEM DO OBSZARÓW PRZETWARZANIA

• Polityka kluczy
• Upoważnienie do użytkowania kluczy
• Ewidencja kluczy
• Rejestr wydania kluczy zapasowych

ARCHIWIZACJA I POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTAMI

• Polityka archiwizacji i brakowania danych
• Instrukcja kancelaryjna
• Protokół zniszczenia akt
• Regulamin postępowania z dokumentami
• Procedura tworzenia kopii zapasowych
• Procedura usuwania danych, niszczenia nośników z danymi
• Instrukcja udostępniania danych

ZARZĄDZANIE MONITORINGIEM VIDEO

• Ocena adekwatności monitoringu
• Polityka zarządzania monitoringiem wizyjnym
• Upoważnienia dla pracowników obsługujących monitoring lub dla firmy zewnętrznej
• Protokół przekazania nagrań
• Rejestr udostępnień nagrań
• Klauzula informacyjna dot. monitoringu

Zapewnienie zgodności z przepisami prawa

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY, ZGODY I ICH EWIDENCJA

• Klauzule zgód na przetwarzanie danych osobowych dla klientów
• Ewidencja wydanych zgód na przetwarzanie danych od klientów
• Klauzule informacyjne dla kontrahentów
• Instrukcja stosowania klauzul informacyjnych
• Regulamin udostępniania informacji
• Ewidencja spełnienia obowiązku informacyjnego
• Polityka realizacji praw osób których dane dotyczą

OBSŁUGA NARUSZEŃ OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

• Procedura postępowania z naruszeniami i incydentami
• Instrukcja informowania Inspektora Ochrony Danych o naruszeniach
• Raporty z naruszeń i zgłoszeń do UODO
• Rejestr naruszeń bezpieczeństwa

UMOWY POWIERZENIA

• Instrukcja i przykłady usług wymagających umowy powierzenia
• Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
• Rejestr umów powierzenia

INWENTARYZACJA

• Rejestr czynności przetwarzania
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania – jako podmiot przetwarzający

ANALIZY RYZYKA

• Analiza ryzyka
• Oceny skutków dla ochrony danych (DPIA)
• Testy wagi, balansu interesów

WDROŻENIE POLITYKI BEZPIECZEŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH

• Polityka bezpieczeństwa danych osobowych
• Zarządzenie o przyjęciu polityki bezpieczeństwa danych osobowych
• Dokumentacja Privacy by design (uwzględnienie ochrony danych w fazie projektowania)
• Dokumentacja Privacy by default (domyślna ochrona danych), lista potencjalnych zagrożeń, lista potencjalnych zabezpieczeń
• Lista wdrożonych technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa

SZKOLENIE Z POLITYKI BEZPIECZEŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH

• Regulamin przetwarzania danych osobowych dla pracowników
• Lista obecności na szkoleniu

CYKLICZNE AUDYTY SPRAWDZAJĄCE RODO

• Procedura audytu wewnętrznego
• Plan sprawdzeń systemu ochrony danych
• Raporty ze sprawdzeń systemu ochrony danych (wyniki audytu sprawdzającego)