Znaczenie danych osobowych we współczesnym świecie
W ostatnich latach obserwujemy znaczny wzrost wartości danych osobowych. Dynamika rozwoju nowych technologii wciąż stawia nowe wyzwania przed podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w zakresie ich ochrony. Niestety nie jest to proste zadanie w świecie, w którym jedno kliknięcie w niebezpieczny załącznik może spowodować ogromne straty. Wystarczy spojrzeć na dane statystyczne Międzynarodowego Związku Telekomunikacyjnego (ITU), aby dowiedzieć się, że co 39 sekund dochodzi do próby ataku hakerskiego. Dodatkowo, w czasie pandemii odnotowano wzrost liczby złośliwych e-maili wykorzystywanych do cyberataków, aż o 600%!
Pozostaje więc pytanie, co zrobić, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia negatywnych konsekwencji związanych z naruszeniem ochrony danych osobowych.
Audyt RODO – remedium na wszystko
Audyt ochrony danych osobowych jest niedocenionym narzędziem, które pozwala na rzeczywiste zobrazowanie przy pomocy czego i na jakich zasadach funkcjonuje dana organizacja w zakresie ochrony danych osobowych. Audytowanie RODO jest w pewnym sensie prowadzeniem wywiadu, dzięki któremu dokonujemy przeglądu aktualnie stosowanych zabezpieczeń. Przy pomocy wyników audytu RODO mamy możliwość zapewnienia adekwatnego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych, a co za tym idzie minimalizacji ryzyka wystąpienia negatywnych incydentów. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na fakt, iż audyt ochrony danych osobowych nie jest tożsamy z wdrożeniem, ale stanowi istotny punkt wyjścia do implementacji RODO.
Jeżeli chcecie się Państwo dowiedzieć, co powinien zawierać audyt RODO, zachęcamy do zapoznania się z Listą kontrolną audytu RODO.
Czynniki wpływające na jakość audytu RODO
Samo przeprowadzenie audytu ochrony danych osobowych, to połowa sukcesu. Trzeba jeszcze zrobić to dobrze. Czy istnieje jeden prosty przepis na wysoką jakość audytu RODO? Gotowa receptura, przy tak dużej ilości zmiennych oraz różnorodności organizacji, jest trudna do stworzenia. Niemniej, kładąc nacisk na poniżej opisane czynniki, tworzymy solidne fundamenty dla dobrze przeprowadzonego audytu.
Kompetentny audytor
Organizacja może zdecydować o przeprowadzeniu audytu ochrony danych osobowych przez wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną lub dokonać tego samodzielnie. Dla zachowania obiektywizmu zaleca się zlecenie audytu RODO na zewnątrz. Niezależnie od wyboru formy należy zadbać, aby osoba audytująca posiadała odpowiednią wiedzę i umiejętności z zakresu szeroko rozumianej ochrony danych osobowych. Nie chodzi więc jedynie o znajomość przepisów, ale również o rozumienie istoty zachodzących procesów w danym podmiocie. Jednocześnie od audytora wymaga się przynajmniej podstawowego pojęcia o systemach IT, które w dobie digitalizacji odgrywają znaczną rolę w funkcjonowaniu firm. Oczywiście, osoba prowadząca audyt ochrony danych osobowych jest wspierana przez personel podmiotu audytowanego, ale grunt to zadawanie właściwych pytań oraz weryfikowanie odpowiednich rzeczy.
Dobry plan
Kluczem do dobrze przeprowadzonego audytu RODO jest przemyślany plan, w którym określimy zasadnicze procesy przetwarzania danych osobowych. Równie ważnym aspektem jest przeznaczenie odpowiedniej ilości czasu na dokładne przeprowadzenie czynności audytowych. Na audytowanie RODO składają się bowiem rozmaite działania zarówno takie jak rozmowa z personelem, jak i weryfikacja obecnej dokumentacji. Ułożenie dobrego harmonogramu pracy jest nie lada wyzwaniem – papier przyjmie wszystko, co na nim zapiszemy, życie już niestety nie. Warto zatem wziąć pod uwagę nasze ograniczenia i możliwości. Natomiast ustalanie terminów powinno być rozważnie przeprowadzone.
Odpowiednie narzędzia
Nawet najlepiej przygotowany plan nie może zostać zrealizowany bez użycia odpowiednich narzędzi, dlatego aby wynik audytu ochrony danych osobowych był miarodajny należy zastanowić się jak go przeprowadzić. W tym miejscu istotnym jest określenie czy przy monitorowaniu danego procesu, wystarczające okaże się przeprowadzenie rozmów z pracownikami, czy też niezbędne będą oględzin miejsca przetwarzania, wgląd do zewnętrznych nośników danych, przygotowanie ankiet itp. Punkt ten jest zharmonizowany z przygotowaniem planu. Dobranie właściwych narzędzi przekłada się na określenie przewidywanego czasu na dany etap.
Nastawienie pracowników
Jak zostało wspomniane, w audyt RODO mogą zostać czynnie zaangażowani pracownicy audytowanej organizacji. Ważne jest, aby zostali oni wcześniej poinformowani o planowanych czynnościach. Uświadomienie personelowi, że audyt ochrony danych osobowych ma na celu polepszenie funkcjonowania organizacji, a nie ocenę ich pracy, pozytywnie wpływa na współpracę na linii audytor-organizacja.
Wiedząc już, na co zwrócić szczególną uwagę, pozostaje nam postawić sobie tylko jedno pytanie: Czy warto przeprowadzić audyt ochrony danych osobowych? Jak najbardziej. Według jednego z praw Murphy’ego Jeżeli wydaje się, że wszystko działa dobrze, to znaczy, ze coś przeoczyłeś, dlatego nie warto zwlekać.
