Outsourcing Inspektora Ochrony Danych

Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak usprawnić proces zabezpieczania personaliów klientów i kontrahentów. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy profesjonalnego Inspektora Ochrony Danych (IOD). To osoba fizyczna, która w najogólniejszym ujęciu jest zobowiązana do dbania o przestrzeganie przepisów zawartych w Rozporządzeniu RODO. Powoływany jest przez Administratora Danych Osobowych (ADO). Warto pamiętać, że funkcja ADO jest stała. Pracownik pełniący w jej ramach obowiązki nie może przekazać odpowiedzialności na inne osoby. Natomiast może powołać Inspektora Ochrony Danych (IOD) i scedować na niego konkretne zadania.

Zgodnie z wytycznymi zawartymi w RODO istnieje również możliwość powołania zastępcy, czy też przeniesienia obowiązków na firmę zewnętrzną w ramach outsourcingu IOD. Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) dopuszcza zastosowanie przez przedsiębiorców outsourcingu IOD jako sprawdzonej usługi, która umożliwia przedsiębiorcom odciążenie z obowiązku dopilnowania prowadzenia działań w zgodzie z przepisami o ochronie danych osobowych. Pracownicy DOIT.BIZ sprawujący tę funkcję dysponują rozległą wiedzą oraz bogatym doświadczeniem zawodowym. Dzięki temu doskonale wiedzą, jak wcielić w życie określone regulacje prawne wynikające z RODO.

Najważniejsze obowiązki Inspektora Ochrony Danych

W ramach outsourcingu IOD nasza firma zapewnia między innymi:

• stały kontakt z inspektorem oraz nadzór nad prawidłową ochroną danych w firmie,
• reprezentowanie Klienta w relacjach z Urzędem Ochrony Danych Osobowych,
• aktualizowanie i monitorowanie dokumentacji,
• przygotowywanie i prowadzenie rejestrów zbiorów danych zgodnie z przepisami zawartymi w RODO,
• przeprowadzanie szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych,
• przeprowadzanie audytów ochrony danych osobowych,
• opracowywanie wewnętrznych procedur dla działania zgodnego z profilem firmy i jej strukturą organizacyjną,
• nadawanie i ewidencjonowanie upoważnień,
• bieżące doradztwo prawne w zakresie zabezpieczania poufnych informacji.

Oddelegowany przez nas do wspierania przedsiębiorcy Inspektor Ochrony Danych Osobowych w firmie w ramach outsourcingu IOD zapewnia profesjonalną realizację zadań wynikających z Rozporządzenia RODO. Bierze on aktywny udział w procesie dostosowywania dotychczasowych procedur do nowych wymogów prawnych. W zakresie jego kompetencji mieści się także przygotowanie dokumentacji (np. rejestru czynności przetwarzania wrażliwych informacji, polityki bezpieczeństwa personaliów gromadzonych w bazach przedsiębiorstwa itp.).

Szczegółowy zakres obowiązków ustalamy indywidualnie z naszymi Klientami, dostosowując charakter i sposób naszych działań do konkretnych potrzeb. W zależności od ustalonego zakresu obowiązku określamy także cennik naszych usług.

Korzyści ze współpracy z firmą zewnętrzną

Takie usługi jak outsourcing Inspektora Ochrony Danych, zyskują coraz większą popularność z uwagi na liczne korzyści, jakie gwarantuje przedsiębiorcom. Do najważniejszych należy zaliczyć:

• skoncentrowanie na zasadniczej działalności firmy – Klient może w pełni skupić się na rozwoju biznesu oraz pracy w obszarze własnej branży. Nie musi poświęcać czasu na działania związane z dopilnowaniem procedur firmy i działań pracowników w ramach ochrony danych osobowych.
• oszczędzanie czasu i środków – Przedsiębiorca, który decyduje się na outsourcing IOD świadczony zgodnie z przepisami RODO, nie musi zatrudniać dodatkowej osoby, co wiąże się z koniecznością przygotowania odpowiedniego stanowiska i miejsca pracy oraz zapewnienia jej wynagrodzenia. Ponadto pracownicy już zatrudnieni nie są obciążeni obowiązkami dodatkowymi administratorów bezpieczeństwa informacji i mogą poświęcić swój cały czas na wypełnianie obowiązków zawodowych.
• zagwarantowanie stałej i ciągłej obsługi – skorzystanie z outsourcingu IOD zapewnia ciągłość wykonywania obowiązków administratora. W przypadku, gdy firma zatrudnia jednego pracownika do wykonywania tych obowiązków w sytuacji absencji w pracy jego zadania są wstrzymane. Jeśli nasz pracownik jest nieobecny z powodu choroby, czy urlopu macierzyńskiego, jego zadania zostają natychmiastowo scedowane na drugą, równie doświadczoną i kompetentną osobę będącą Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.

Nasi pracownicy piastujący stanowisko IOD w firmie w ramach outsourcingu usług RODO pełnią funkcję organu nadzorczego, sprawując stałą kontrolę nad przestrzeganiem zasad zabezpieczania wrażliwych informacji przed przejęciem przez nieupoważnione do tego podmioty. Podejmują oni wszelkie niezbędne kroki na drodze do zapobiegania naruszeniom bezpieczeństwa zgromadzonych w bazach przedsiębiorstwa personaliów. Nasi inspektorzy, do których obowiązków zalicza się szeroko pojęta ochrona danych osobowych, zajmują się również przeprowadzaniem audytów w organizacjach. Do ich obowiązków należy także organizacja szkolenia RODO dla pracowników danego podmiotu gospodarczego.

Kto powinien powołać Inspektora Ochrony Danych?

Zgodnie z odpowiednimi przepisami prawnymi ze wsparcia IOD – świadczonego także w ramach outsourcingu – powinni korzystać tak administratorzy, jak i firmy i jednostki organizacyjne gromadzące poufne informacje. W DOIT.BIZ ofertę kompleksowej współpracy z naszym inspektorem kierujemy przede wszystkim do:

• organów publicznych;
• podmiotów, których działalność koncentruje się na operacjach ochrony i przetwarzania danych osobowych, wymagających systematycznego monitorowania osób, których dotyczą te informacje,
• organizacji zajmujących się gromadzeniem na dużą skalę szczególnych kategorii wrażliwych informacji (odnoszących się np. do stanu zdrowia pacjenta).

Outsourcing usług RODO, które świadczy Inspektor Ochrony Danych Osobowych, znakomicie sprawdza się zarówno w małych firmach, jak i większych przedsiębiorstwach, gdzie każdego dnia przetwarza się wiele wrażliwych wiadomości. Co istotne, grupy kapitałowe mają możliwość powołania jednej osoby piastującej stanowisko IOD. Jest to dla nich znaczące udogodnienie organizacyjne.

Inspektor Ochrony Danych Osobowych – najczęstsze pytania i odpowiedzi