Audyt ochrony danych osobowych w firmie

Dlaczego warto wykonać audyt RODO?

Najważniejszym powodem, dla którego zleca się audyt wewnętrzny zgodności z RODO, jest dokładne poznanie aktualnie stosowanych procedur dotyczących ochrony danych osobowych. To swego rodzaju diagnoza postawiona przez profesjonalistów, na podstawie której możliwe staje się wdrożenie wymaganych usprawnień lub – jeśli są one niepotrzebne – zyskanie pewności, że obecny stan rzeczy jest odpowiedni, więc zmiany pozostają zbędne. Wszystkie kluczowe informacje na ten temat zawiera raport ze zrealizowanych prac. Nasz zespół potrafi je przeprowadzić w sposób kompetentny i z uwzględnieniem wszystkich aktualnych przepisów dotyczących ochrony poufnych informacji, m.in. artykułu 32.

Kiedy wobec tego zlecić prace takim podmiotom, jak firmy audytowe? Jednoznaczne określenie momentu czasowego jest niemożliwe – w tym przypadku liczy się świadomość osób odpowiadających za funkcjonowanie przedsiębiorstwa lub innej organizacji. Gdy pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości dotyczące zgodności z prawem lub skuteczności procedur dotyczących bezpieczeństwa poufnych danych, warto przeprowadzić prace, które kończy raport z audytu ochrony danych osobowych RODO. Rekomendujemy wykonanie go także bezpośrednio po wdrożeniu od podstaw nowych regulacji lub modyfikacji w już istniejących procedurach. Dzięki analizom można zyskać pewność zgodności wprowadzonych rozwiązań z ogólnie przyjętymi standardami. To umożliwia właściwą organizację systemu zabezpieczeń personaliów.

Jak powinien wyglądać audyt RODO?

Wykonywana przez nas weryfikacja efektywności ochrony danych osobowych zakończona sporządzeniem stosownego raportu przebiega w ściśle określony sposób. Na audyt zgodności z RODO składa się kilka etapów.

Czynności wstępne

Po zamówieniu usługi przez klienta najpierw podpisujemy stosowną umowę na realizację określonych czynności sprawdzających. Następnie omawiamy z przedsiębiorcą wszystkie wdrożone w jego organizacji procedury ochrony danych osobowych ukierunkowane na zmniejszenie prawdopodobieństwa wycieku wrażliwych informacji. Do powszechnie stosowanych przez nas narzędzi pracy zaliczają się ankiety oraz wywiady z pracownikami.

Właściwe procedury

Przeprowadzenie audytu zgodności z RODO zwieńczonego opracowaniem raportu rozpoczynamy od wyboru procesów podlegających czynnościom sprawdzającym. W dalszej kolejności przystępujemy do dokładnej analizy przekazanej nam przez właściciela firmy dokumentacji. Później dokonujemy szczegółowego przeglądu wykorzystywanych w danym przypadku zabezpieczeń technicznych służących zwiększeniu efektywności ochrony danych osobowych w firmie.

Wiele uwagi poświęcamy zwłaszcza stosowanym w przedsiębiorstwie programom informatycznym, co znajduje odzwierciedlenie w opracowanym raporcie. Podczas audytu zgodności z RODO testujemy ich zdolność do minimalizowania ryzyka przejęcia personaliów przez nieupoważnione do tego podmioty. Oceniamy metody szyfrowania informacji, a także sposób korzystania z nośników pamięci. Ponadto weryfikujemy plany postępowania na wypadek niespodziewanej awarii i utraty poufnych informacji.

Czynności końcowe

Maksymalnie po upływie 30 dni od zakończenia czynności audytowych przedstawiamy klientowi rzetelnie opracowany raport z audytu ochrony danych osobowych. Dokument ten opisuje stan faktyczny istniejący w danym przedsiębiorstwie w momencie wykonywania czynności sprawdzających. Przekazujemy także przedsiębiorcom stosowne rekomendacje dotyczące ewentualnych działań naprawczych. Mogą one dotyczyć na przykład konieczności zorganizowania szkoleń z RODO dla personelu.

Metody przeprowadzania audytu RODO

W naszej firmie doskonale zdajemy sobie sprawę z różnorodności potrzeb i oczekiwań obsługiwanych osób oraz różnorodnej organizacji w rozmaitych podmiotach. Dlatego też wykorzystujemy różne metody zbierania informacji niezbędnych do przygotowania raportu. Oceny skuteczności wdrożonych zabezpieczeń dokonujemy za pomocą audytów zgodności z RODO:

• „na żywioł” – w tym przypadku czynności weryfikacyjne polegają na gromadzeniu niezbędnych wiadomości o funkcjonowaniu systemu ochrony danych osobowych bezpośrednio ze swobodnych rozmów z pracownikami i przełożonymi;
• usystematyzowanych – w ich trakcie wykorzystujemy przygotowane wcześniej checklisty;
• bazujących na kwestionariuszach wypełnianych przez audytora.

W praktyce najczęściej stosujemy ostatnią z omówionych powyżej metod.

Kto wykonuje audyt RODO?

Wykonaniem analiz i dokumentacji w postaci raportu zajmują się nasi eksperci RODO – doświadczeni specjaliści i odpowiednio wykwalifikowani inspektorzy ochrony danych osobowych – przy zaangażowaniu administratora oraz pracowników odpowiadających za ten dział funkcjonowania organizacji. Choć w świetle prawa audyt zgodności z RODO jest nieobowiązkowy, to jednak artykuł 32 Rozporządzenia wskazuje go jako jedną z metod mających zagwarantować zgodność z przepisami i bezpieczeństwo stosowanych procedur. Ponieważ umiemy go przeprowadzić prawidłowo, sprawnie i precyzyjnie, a także wiemy, jak sporządzić stosowny raport, warto powierzyć to zadanie naszej firmie.

Co jest przedmiotem audytu RODO?

Kluczowym aspektem, któremu przyglądamy się podczas audytu zgodności z RODO, są obecnie stosowane działania dotyczące zbierania, przetwarzania i ochrony danych osobowych. Czy mają one podstawy w obecnie obowiązujących regulacjach prawnych, takich jak np. artykuł 32 Rozporządzenia, a jeśli tak, to czy są skuteczne i dobrze spełniają swoje zadanie? Poza procedurami możemy też przeprowadzić przegląd pracy osób odpowiadających za bezpieczeństwo poufnych informacji i zorientować się, czy właściwie się z niej wywiązują. Sprawdzamy też legalność i dokumentację dotyczącą transferowania poufnych informacji do innych podmiotów, o ile taki proceder ma miejsce. Końcowym etapem usługi jest raport, w którym omawiamy wykonane czynności i podajemy rekomendacje mające na celu dostosować i usprawnić procesy.

W ramach audytu zgodności z RODO weryfikujemy, czy i w jaki sposób stosowane są obowiązki informacyjne, a także przyglądamy się wykorzystywanym klauzulom Rozporządzenia. Wiemy, jak przeprowadzić analizę ich treści – na jej bazie zastanawiamy się, czy rzeczywiście gwarantują zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, m.in. z artykułem 32. Z kolei nasi informatycy i technicy sprawdzają używane zabezpieczenia IT oraz techniczne w poszukiwaniu ewentualnych błędów, które mogłyby spowodować wyciek poufnych informacji. Raport obejmuje ponadto temat prawidłowości ich przetwarzania z punktu widzenia praw osób, do których należą.

Niezwykle istotnym aspektem jest świadomość tego, jak należy się zachować w razie wykradzenia, wycieku czy utraty danych osobowych, których ochronę powinna zapewnić organizacja. Czy pracownicy są przygotowani na taką ewentualność i wiedzą, jak postępować w jej obliczu? Czy zostały sporządzone procedury na wypadek podobnych sytuacji i są efektywne oraz zapewniają zgodność z przepisami, m.in. z artykułem 32? Potrafimy przeprowadzić tego rodzaju analizy, z których wnioski znajdują się w raporcie końcowym z naszych prac.

Jedna z ważnych zasad, do której powinny się stosować organizacje zlecające przeprowadzenie audytu zgodności z RODO, dotyczy rozliczalności. Mówi ona o tym, że dany podmiot ma obowiązek wykazania prawidłowość przestrzegania przepisów, których celem jest ochrona danych osobowych. Nasz audyt obejmuje również ten aspekt. Wiemy, jak go przeprowadzić w sposób skuteczny, precyzyjny i zapewniający zgodność z przepisami, m.in. z artykułem 32, czego potwierdzeniem jest wykonany na zakończenie prac raport.

Korzyści z wykonania audytu RODO

Profesjonalną weryfikację systemu ochrony danych osobowych warto przeprowadzić z różnych powodów. Przede wszystkim wykonany z należytą starannością audyt zgodności z RODO stanowi dla przedsiębiorcy informację o faktycznej skuteczności stosowanych zabezpieczeń. Przygotowany później raport wskazuje na najważniejsze obszary wymagające poprawy. Niewątpliwie ogromną zaletą zrealizowanych działań weryfikacyjnych jest też możliwość optymalizacji procesów biznesowych. Audyt dotyczący takich zagadnień, jak ochrona danych osobowych, sprzyja budowaniu pozytywnego wizerunku organizacji w oczach potencjalnych klientów i kontrahentów. Warto też mieć świadomość, że stwierdzona w raporcie zgodność stosowanych procedur zabezpieczania wrażliwych informacji z przepisami RODO stanowi dla konsumentów sygnał, że mają do czynienia z odpowiedzialnym podmiotem gospodarczym.

Ochrona Danych Osobowych – ile kosztuje audyt RODO?

Cena usługi jest ustalana indywidualnie i zależy m.in. od stopnia skomplikowania oraz zakresu zleconych prac. Na podstawie wywiadu z klientem i analizy działalności jego organizacji możemy zaproponować dokładną stawkę. Przy wycenie bierzemy pod uwagę m.in. ilość dokumentacji i zaawansowanie procedur związanych z ochroną danych osobowych i podlegających audytowi zgodności z RODO. Zawsze jednak staramy się go przeprowadzić na maksymalnie konkurencyjnych warunkach finansowych.