Obsługa naruszeń RODO
i wycieków danych osobowych
Szybka pomoc dla firm po wycieku danych, błędnej wysyłce, ataku hakerskim, utracie dokumentów albo innym naruszeniu ochrony danych. Analizujemy incydent, oceniamy ryzyko, przygotowujemy dokumentację i prowadzimy komunikację z UODO.
Obsługa naruszeń RODO — kiedy liczą się godziny, nie tygodnie
Obsługa naruszeń RODO to usługa dla firm, które muszą szybko ustalić, czy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, czy trzeba zgłosić sprawę do UODO i czy należy powiadomić osoby, których dane dotyczą.
Nie zostawiamy klienta z ogólną poradą. Przechodzimy przez fakty, dowody, systemy, dokumenty i ryzyka. Przygotowujemy notatkę z analizy, rekomendacje, dokumentację naruszenia, treść zgłoszenia do UODO oraz plan działań korygujących.
Obsługa naruszeń RODO oparta na praktyce, nie teorii
Wyciek danych osobowych to sytuacja kryzysowa. Potrzebujesz zespołu, który rozumie RODO, IT, cyberbezpieczeństwo, komunikację z organem nadzorczym i realne ryzyka biznesowe.
Masz naruszenie RODO? Najgorsza decyzja to czekać
Naruszenie ochrony danych osobowych może oznaczać obowiązek zgłoszenia do UODO w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. W praktyce oznacza to szybkie ustalenie faktów, ocenę ryzyka i podjęcie decyzji, zanim sprawa wymknie się spod kontroli.
- Ustalamy, czy incydent jest naruszeniem ochrony danych osobowych
- Oceniamy ryzyko dla osób, których dane dotyczą
- Przygotowujemy dokumentację i rekomendację: zgłaszać czy nie zgłaszać
- Pomagamy w komunikacji z UODO, klientami, pracownikami i kontrahentami
Błędna wysyłka maila, zgubiony pendrive, kradzież laptopa, ransomware, dostęp byłego pracownika, wyciek z CRM albo formularza WWW — każda z tych sytuacji może wymagać formalnej analizy, wpisu do rejestru naruszeń i kontaktu z UODO.
Co ryzykujesz, jeśli źle obsłużysz naruszenie RODO?
Problemem nie jest tylko sam wyciek danych. Problemem jest brak reakcji, brak dokumentacji i brak dowodu, że firma działała rozsądnie.
Kara administracyjna UODO
Jeżeli firma zignoruje naruszenie, źle oceni ryzyko albo nie zgłosi sprawy mimo obowiązku, naraża się na postępowanie i sankcje finansowe.
Roszczenia osób poszkodowanych
Osoby, których dane wyciekły, mogą żądać wyjaśnień, składać skargi do UODO i dochodzić roszczeń. Brak dokumentacji osłabia pozycję firmy.
Brak dowodów należytej staranności
Po incydencie trzeba wykazać, kto podjął decyzję, na jakiej podstawie, kiedy i jakie działania naprawcze zostały wdrożone.
Dalszy wyciek danych
Jeżeli przyczyna nie zostanie ustalona, naruszenie może trwać dalej: aktywne konto, luka w systemie, błędne uprawnienia albo niezabezpieczony proces.
Kryzys wizerunkowy
Wyciek danych klientów, pacjentów, pracowników lub kontrahentów szybko niszczy zaufanie. Komunikacja musi być prawdziwa, spokojna i zgodna z RODO.
Chaos operacyjny
Bez procedury ludzie improwizują: IT działa osobno, zarząd osobno, HR osobno, a nikt nie prowadzi spójnej dokumentacji incydentu.
Masz podejrzenie wycieku danych? Nie czekaj na „pełny obraz”. Najpierw trzeba zabezpieczyć fakty i ocenić ryzyko.
Co zyskujesz dzięki obsłudze naruszeń RODO przez DOIT.BIZ?
Dostajesz nie tylko poradę. Dostajesz proces, dokumenty, decyzje i realne wsparcie w sytuacji kryzysowej.
Szybka ocena, czy trzeba zgłaszać naruszenie do UODO
Analizujemy charakter danych, skalę incydentu, możliwe skutki dla osób i okoliczności zdarzenia. Na tej podstawie rekomendujemy dalsze kroki.
Kompletna dokumentacja naruszenia
Przygotowujemy rejestr naruszenia, notatkę z analizy, ocenę ryzyka, opis działań naprawczych i uzasadnienie decyzji.
Wsparcie w komunikacji z UODO
Pomagamy przygotować zgłoszenie, odpowiedzi na pytania organu oraz komunikację opartą na faktach, a nie emocjach.
Komunikaty do osób, których dane dotyczą
Jeżeli trzeba powiadomić osoby poszkodowane, przygotowujemy jasny komunikat: co się stało, jakie są ryzyka i co należy zrobić.
Działania korygujące i ograniczenie szkód
Wskazujemy, co zamknąć, zmienić, zablokować, zabezpieczyć i udokumentować, żeby zatrzymać naruszenie i zmniejszyć ryzyko powtórki.
Spokój dla zarządu i zespołu
Porządkujemy sytuację krok po kroku, żeby zarząd wiedział, co zostało zrobione, co jest ryzykiem i jakie decyzje trzeba podjąć.
Jak wygląda obsługa naruszenia RODO krok po kroku?
Działamy według procedury, ale dopasowujemy ją do konkretnego incydentu: wycieku, błędnej wysyłki, cyberataku, utraty sprzętu albo nieuprawnionego dostępu.
Przyjęcie incydentu
Zbieramy podstawowe informacje: co się stało, kiedy, jakie dane, kogo dotyczy incydent, kto ma dostęp do dowodów.
Analiza faktów i ryzyka
Oceniamy zakres naruszenia, kategorie danych, liczbę osób, możliwe skutki oraz prawdopodobieństwo negatywnego wpływu.
Decyzja: UODO i osoby
Rekomendujemy, czy sprawę zgłosić do UODO, czy powiadamiać osoby, których dane dotyczą, oraz jak uzasadnić decyzję.
Dokumentacja i naprawa
Przygotowujemy dokumenty, zgłoszenia, komunikaty i plan działań korygujących, a następnie pomagamy zamknąć sprawę.
Jaką dokumentację przygotowujemy po naruszeniu RODO?
Dobra dokumentacja jest Twoją linią obrony. Musi pokazywać fakty, ocenę ryzyka, decyzje i działania naprawcze.
- Opis zdarzenia i osi czasu
- Zakres danych objętych incydentem
- Kategorie osób, których dane dotyczą
- Ustalenie przyczyn naruszenia
- Ocena, czy doszło do naruszenia ochrony danych
- Projekt zgłoszenia naruszenia do UODO
- Uzasadnienie decyzji o braku zgłoszenia
- Komunikat do osób poszkodowanych
- Odpowiedzi na pytania organu
- Notatki zarządcze i rekomendacje
- Plan zabezpieczenia danych
- Zmiana procedur i uprawnień
- Rekomendacje dla IT i dostawców
- Aktualizacja rejestru naruszeń
- Wnioski zapobiegające powtórce
Jakie naruszenia RODO obsługujemy?
Pomagamy w typowych i złożonych incydentach — od błędu pracownika po atak cybernetyczny.
Błędna wysyłka maila
Wysłanie danych do złego adresata, otwarta kopia DW, załącznik z danymi klientów, pracowników lub pacjentów.
Atak hakerski lub ransomware
Nieuprawniony dostęp do systemów, zaszyfrowanie danych, podejrzenie kradzieży danych lub wyciek z poczty.
Zgubione dokumenty lub nośniki
Utrata laptopa, telefonu, pendrive’a, dokumentacji papierowej, akt osobowych lub dokumentów klientów.
Dostęp byłego pracownika
Aktywne konta po zakończeniu współpracy, nadmierne uprawnienia, eksport danych lub nieautoryzowany dostęp.
Wyciek ze strony WWW lub CRM
Formularze, newslettery, systemy sprzedażowe, źle skonfigurowane integracje, dostęp publiczny do plików.
Skarga klienta lub pracownika
Pomagamy przeanalizować sprawę, przygotować odpowiedź, dokumentację i działania naprawcze.
Nie masz pewności, czy to naruszenie RODO? To normalne. Właśnie od tego jest szybka analiza incydentu.
Dla kogo jest obsługa naruszeń RODO?
Dla każdej organizacji, która przetwarza dane osobowe i musi odpowiedzialnie zareagować na incydent.
Zarząd
Potrzebuje decyzji, ryzyk, dokumentacji i jasnego planu działania.
Dział IT
Potrzebuje ustalić przyczynę, zamknąć lukę i zabezpieczyć dowody.
HR i administracja
Najczęściej pracują na danych pracowników, kandydatów i dokumentach papierowych.
Sprzedaż i marketing
CRM, newslettery, formularze i kampanie to częste źródło naruszeń.
Obsługujemy naruszenia RODO w wielu branżach
Inaczej ocenia się wyciek danych w medycynie, inaczej w produkcji, e-commerce, HR czy administracji. Dopasowujemy analizę do branży i realnego ryzyka.
Cyber i IT
Medycyna
E-commerce
HR i rekrutacja
Produkcja
Transport
Usługi B2B
Administracja i NGO
Ile kosztuje obsługa naruszenia RODO?
Każdy incydent jest inny. Wycena zależy od skali naruszenia, liczby systemów, liczby osób, komunikacji z UODO i zakresu działań naprawczych.
- Analiza zdarzenia
- Ocena, czy doszło do naruszenia
- Rekomendacja: UODO / osoby / rejestr
- Krótka notatka decyzyjna
- Pełna analiza incydentu
- Dokumentacja naruszenia
- Projekt zgłoszenia do UODO
- Komunikaty do osób
- Plan działań korygujących
- Konsultacje z zarządem i IT
- Analiza prawna i techniczna
- Wsparcie IT/cyber
- Komunikacja z UODO
- Wsparcie kryzysowe
- Rekomendacje naprawcze
- Dalszy nadzór IOD
Po naruszeniu danych nie wygrywa ten, kto udaje, że nic się nie stało. Wygrywa ten, kto szybko zabezpiecza fakty, uczciwie ocenia ryzyko i potrafi udowodnić, że działał odpowiedzialnie.
Obsługa naruszeń RODO — najczęstsze pytania
Czy każde naruszenie RODO trzeba zgłaszać do UODO?
Nie każde. Każde trzeba jednak przeanalizować i udokumentować. Jeżeli naruszenie powoduje ryzyko dla praw lub wolności osób fizycznych, zgłoszenie do UODO może być wymagane.
Ile mam czasu na zgłoszenie naruszenia do UODO?
Co do zasady zgłoszenie powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, jeżeli zgłoszenie jest wymagane.
Czy trzeba informować osoby, których dane wyciekły?
Nie zawsze. Obowiązek powiadomienia osób zależy od poziomu ryzyka. Jeżeli ryzyko jest wysokie, komunikat do osób może być konieczny.
Co zrobić w pierwszej godzinie po wykryciu wycieku danych?
Zabezpieczyć dowody, ograniczyć dostęp, nie usuwać logów, ustalić zakres incydentu, wskazać osobę odpowiedzialną za koordynację i rozpocząć analizę RODO.
Czy pomagacie także przy cyberataku?
Tak. Wspieramy analizę RODO, dokumentację naruszenia i działania organizacyjne. Przy incydentach technicznych współpracujemy z osobami odpowiedzialnymi za IT i bezpieczeństwo.
Czy można zlecić Wam stałą obsługę IOD po incydencie?
Tak. Po zamknięciu naruszenia możemy przejąć stały nadzór jako outsourcing IOD, uporządkować dokumentację i wdrożyć procedury zapobiegające kolejnym incydentom.
Obsługa naruszeń RODO — powiązane usługi
Jeżeli incydent pokazał luki w organizacji, warto połączyć obsługę naruszeń RODO z audytem, wdrożeniem dokumentacji, outsourcingiem IOD albo przeglądem bezpieczeństwa IT.
Potrzebujesz pilnej pomocy po wycieku danych?
Napisz lub zadzwoń. Ustalimy, co się stało, czy trzeba zgłaszać naruszenie do UODO i jakie działania trzeba podjąć od razu.